Asiakirjastandardi ja ylätunniteen tekeminen Wordillä

MALLIT STANDARDIN MUKAISISTA ASIAKIRJOSITA. Ensimmäinen asiakirja on sellainen, jolla ei ole vastaanottaja (esim. raportti tms) ja toinen on kirje.

Osoitteellinen asiakirja ja Word 2010

Harjoitus: tee asiakirjastandardin mukaan ohjeet itsellesi asiakirjastandardin mukaisen asiakirjan kirjoittamisesta. Kirjoita tämän kuvan mukainen asiakirja alla olevien ohjeiden mukaisesti. Saat samalla ohjeiden lisäksi myös asiakirjastandardin mukaisen pohjan käyttöösi.

HUOM! Älä kirjoita rivinumeroita, eikä sarkainpaikkoja

Asiakirjan standardin SFS 2487 (2007)  mukainen asettelu ohjeineen. Standardi ostettavissa SFS-verkkokaupasta.

Tässä yllä olevan kuvan tiedosto pdf tiedostona, jotta voit tarkastella sitä lähemmin ja lukea kirjoitettavan tekstin. Rivinumeroita, ei ole tarkoitus kirjoittaa, vaikka ne ovat ohjeessa selkeyden vuoksi näkyvissä.

1. Kun avaat Wordin, laita ensin sivun asetukset kohdalleen:

2. Reunukset: Asiakirjassa vasen reunus on 2 cm ja yläreunus 1 cm. Alareunus ja oikeareunus voivat olla välillä 1,5 – 2,5. Suosittelen 1,5 cm. Muista asettaa myös ylä- ja alatunnisteen etäisyydet reunasta oikein.

 

3. Paperi: Paperin koko on A4, koko asiakirjassa.

4. Asettelu: Ylätunnisteen etäisyys yläreunasta 1 cm.

Aseta nämä oletukseksi reunukset, jos kirjoitat paljon standardin mukaisia asiakirjoija-.

5 .Laita asiakirjaan viivain näkyviin, jotta näet sarkaimet.

Aloita kirjoittaminen ylätunnisteesta: Avaa ylätunniste Lisää valintanauhasta Ylätunniste, sieltä vaihtoehto tyhjä.

6. Kappale: Tarkista, että kappaleen asetukset ovat alla olevan kuvan mukaiset. Voit halutessasi asettaa myös nämä oletukseksi. Asetukset on tehtävä sekä asiakirjassa, että ylätunnisteessa.

7. Sarkaimet: ovat itse asiakirjassa ja ylätunnisteessa 2,3 cm välein. Ensin Tyhjennä kaikki, painikkeesta Tyhjennä kaikki. Sitten laita kohtaan Oletussarkaimet: 2,3 cm. Paina sen jälkeen OK. Asetukset on tehtävä sekä asiakirjassa, että ylätunnisteessa.

VINKKI: Väärät sarkaimet saat pois, myös tarttumalla niihin hiirellä ja nostamalla viivaimelle "pois".

Asiakirjan lähettäjän tiedot ja tunnistetiedot (asiakirjan nimi, päivämäärä, sivunumerot) kirjoitetaan ylätunnisteeseen, koska ne toistuva asiakirjan jokaisella sivulla. Ylätunniste on aina seitsemän (7) riviä korkea. Jos lähettäjän tiedot menevät sarkaimen 6,3 cm (C3) yli, nimi jaetaan kahdelle riville. Nimi kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjamet pienillä.

Asiakirjan nimi esimerkkejä 
Asikakrjan nimi kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet pienellä.

• pyydän tarjousta = Tarjouspyyntö
• laadin tarjouksen tuotteesta, palvelusta yms. = Tarjous
• tilaan tuotteen, palvelun yms = Tilaus
• vahvistetaan asaikkaan tilauksen vastaanotto ja sopimusehdot = Tilausvahvistus
• laskutan tuotteesta tai palvelusta = Lasku
• kutsun jäseniä kokoukseen = Kokouskutsu
• laadin pöytäkirjan kokouksesta = Pöytäkirja
• tiedotan asiasta = Tiedote
• kerron työpaikoistani, koulutuksistani, harrastuksien luottamustoimista jne = Ansioluettel
• kirjoitan palaverissa sovituista asioista = Muistio
• haen työpaikkaa paikkaa = Hakemus
• anon avustusta = Anomus
• pyydän lupaa = Pyyntö
• teen vuokrasopimuksen = Vuokrasopimus
• irtisanon vuokraspimuksen = Irtisanominen

Tärkeää: Lähettäjän tietojen jälkeen olevat kaksi tai kolme tyhjää riviä sijoitetaan ylätunnisteeseen, jotta useampisivuisen asiakirjan teksti alkaa seuraavilla sivuilla oikeasta kohdasta. Ylätunniste on aina 7 riviä korkea.

Yrityksen logo tai liikemerkki, muodostavat yhdessä yritys-tai yhteisötunnuksen. Logo ja/tai liikemerkki sijoitetaan lomakkeen vasempaan yläreunaan. Se ja/tai ne voidaan sijoittaa myös keskelle tai oikeaan reunaan.

8. Jos asiakirjat numeroidaan juoksevasti (esim. pöytäkirjat tms.) asiakirjan numero sijoitetaa sarkainkohtaan 13,8 cm 

Sivunumerot lisätään valintanauhan Lisää - Pikaosiat - Kenttä-toiminnolla, jotta ne päivittyvät automaattisesti sivujen lisääntyessä ja sivuja vaihdettaessa. Sivunumero tulee sarkain kohtaan 16,1 cm ja koko asiakirjan sivujen yhteenlaskettu määrä on sulkujen sisällä.

 

Ota sielätä ensin kenttä Page ja paina OK. Kirjoita ylätunnisteeseen sivunumeron perään välilyönti ja sulku Ota uudestaan valintanauhan Lisää - Pikaosat - Kenttä ja sieltä nyt NumPages ja OK. Laita sulkeva sulku ja paina rivinvaihtoa. Kirjoita nyt lähiosoite jne..

Kirjoita ylätunnisteen loput tunnistetiedot. Lähettäjän nimi, organisaatio ja asiakirjan nimi (esim. Tarjous, Pöytäkirja, Muistio, Sopimus) voidaan kirjoittaa lihavoidulla fontilla ja ne voidaan kirjoittaa myös 1-2 pt:tä suuremmalla kirjasimella.

9. Päivämäärä: se tulee ylätunnisteen riville 4 sarkainkohtaan 9,2 cm. Tee se valintanauhan Lisää - Päivämäärä ja aika -toiminnolla. Valitse päivämäärä suomenstandardin mukaisesti. Jos haluat päivämäärän päivittyvän asiakirjan avaus tai tulostus päivämääräksi, laita rasti ruutuun Päivitä automaattisesti. Kirjoita ylätunniste loppuun ja varmista, että sen korkeus on seitsemän riviä. Tee tyhjiä rivinvaihtoja riittävästi.

10. Palaa asiakirjaan: Aloita varsinainen tekstin kirjoittaminen. Kasoisnapsauta hiirellä nopeasti Ylätunniste sanan alapuolella olevaa tyhjää tilaa.

Huomaa, että asiakirjan sarkaimet ja kappaeleen asetukset, eivät ole välttämättä automaattisesti oiken, ne on asetettava erikseen. Tarkista asetukset.

 

 

Kun tarvitset sivuotsikoita laita riippuva sisennys päälle ja sen on oltava 4,6 cm. 

VINKKI:

Jos haluat käyttää näppäin yhdistelmää tai riippuva sisennys ei jostain syystä pysy päällä, voit tehdä sen näppäin yhdistelmällä CTRL+T+T ja kappaleen sisennyksen saat vastaavasti CTRL+M+M. Riippuvan sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+T+T ja vastaavasti kappaleen sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+M+M.

11. Tilapalkkiin rivinumerot: Laita tilapalkkiin rivinumerot näkyviin, elleivät ne ole jo näkyvissä. Rivinumerot helpottavat viitteen ja otsikon sijoittamista oikeaan kohtaan. Valitse tilapalkki hiiren oikealla painikkeella ja laita aktiiviseksi kohta Rivinumero. (Joskus vaatii asiakirjan uudelleen rivittäimisen tai tallennuksen ja uudelleen avaamisen, ennen kuin numero tulee näkyviin)

12. Vastaanottajan tiedot: Osoitteellisessa asiakirjassa vastaanottajan tiedot kirjoitetaan riviltä yksi alkaen (menevät oikeaan paikkaan, kun ylätuunisteessa on 7 riviä). Vastaanottajan tiedot kirjoitetaan niin, että ensin yrityksen nimi. Nimen kirjoitus aloitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet kirjoitetaan pienellä.

Jos kirje on tarkoitettu yksityisesti, jollekin yriyksen henkilölle, silloin hänen nimensä kirjoitetaan riville 1 ja yrityksen nimi vasta rivlle 2. 

Jos asiakirjassa ei ole osoitteellinen, otsikko sijoitetaan riville yksi. Otsikko kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet pienillä.

13. Viite: Viite kirjoitetaan riville 9 sarkain kohtaan 0. Se kirjoittetaan , jos viitataan, johonkin tarjoukseen, puhelinkeskusteluun, ilmoitukseen tms. Ellei viitettä ole, jätetään rivi tyhjäksi. 

Viitteestä

Viittaus aiempaan yhteydenottoon:

Ilmoituksennen Iisalmen Sanomissa 3.3.20xx

Tarjouksenne 4.5.20xx

Puhelinkeskustelumma 6.4.20xx Lempinen/Laakkonen

Kirjeennen 23.5.20xx

 

14. Otsikko: asiakirjan otsikko kirjotetaan riville 11. Se kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut pienillä aakkosilla sen voi lihavoida.

15. Teksti: Teksti kirjoitetaan niin, että sen vasen reuna on sarkain kohdassa 4,6 cm. Tekstissä käytetään riippuvaa sisennystä, jotta väliotsikko sijoittuu oikein ja turhia rivinvaihtoja ei tarvita. Asiakirjassa voi olla myös väliotsikoita. Väliotsikot kirjoitetaan sarkain kohtaan 0. Jos väliotsikko on niin pitkä, että se menee sarkain kohdan 4,6 yli sen alapuolelle tulee tyhjärivi ennen otsikkoon liittyvää tekstiä. 

VINKKI:

Jos haluat käyttää näppäin yhdistelmää tai riippuva sisennys ei jostain syystä pysy päällä, voit tehdä sen näppäin yhdistelmällä CTRL+T+T ja kappaleen sisennyksen saat vastaavasti CTRL+M+M. Riippuvan sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+T+T ja vastaavasti kappaleen sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+M+M.

16. Lopputervehdys: Lopputervehdystä ei kirjoiteta koskaan yksinään omalle paperille. Lopputervehdyksen ylä- ja alapuolella on yksi tyhjä rivi. Lopputervehdys kirjoitetaan sarkainkohtaan 4,6. Jos kirjeen kirjoittajan on yritys, yrityksen nimi kirjoitetaan lopputervehdyksen jälkeen ja se erotetaan lopputervehdyksestä yhdellä rivinvaihdolla. Nimen selvennyksen yläpuolelle jätetään kolme tai neljä tyhjää rivinvaihtoa. Tyhjien rivien määrä mukautetaan allekirjoittajan käsialan mukaiseksi.

Asiakirja on valmis..

17. Loppumerkinnät. Allekirjoituksen jälkeen voi tulla loppumerkintöitä tiedot liitteistä tai jakeluista tms. Loppumerkintä erotetaan allekirjoituksesta vähintään yhdellä rivivaihdolla. Loppumerkinnän otsikko tulee sarkainkohtaan 0 ja se kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, mutta loppumerkinnän luettelon asiat kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella, elleivät ne ole erisnimiä.

Asiakirjan asettelun tarkastusohjeet

Katso alla oleva kuva ja tarkista asiakirjastasi seuraavat kohdat. Kuvassa on vastaavat kohdat merkitty oikein aseteltuun asiakirjaan.

Marginaalit (vihreät):

A. Vasen marginaali 2 cm
B. Ylätunnisteen ylämarginaali 1 cm
C. Oikea marginaali 2 – 1,5 cm
D. Alatunnisteen alamarginaali 1,5 cm

Ylätunniste (oranssit)

2. Ylätunnisteen korkeus 7 riviä
3. Asiakirjan nimi rivillä 1 ja sarkainkohta 9,2 cm
4. Päivämäärä riville 4 ja sarkainkohta 9,2
5. Jos asiakirja on numeroitu, numero riville 1 ja sarkainkohtaan 13,8 cm
6. Jos asiakirja on sivunumeroitu, numerot tulevat riville 1 ja sarkainkohta 16,1 cm. Kokonaissivu määrä tulee sulkuihin.
7. Lähettäjän tiedot ylätunnisteeseen tai alatunnisteeseen (tässä on alatunnisteessa) ne ovat, vähintään postiosoite ja puhelin

Asiakirja

punaiset:
a. vastaanottajan tiedot riville 1
b. viite riville 9
c. otsikko riville 11
d. leipäteksti sarkainkohtaan 4,6 cm
e. kappalemäärä sarakkeeseen oikealle tasaava sarkain.
f. lukuihin aina desimaalisarkaimet


violetit:
g. sarkainten avulla oikeat reunat tasaiseksi
h. sivuotsikot sarkain kohtaan 0 cm ja riippuvasisennys CTRL+T+T
i. kappale, jossa ei ole sivu otsikkoa sisennetään sarkainkohtaan 4,6 cm CTRL+M+M
j. sivuotsikkoon liittyvät yhden rivin teksti kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella
k. allekirjoitukselle tilaa 2 -3 riviä.
l. tittelit ja liitteiden nimet kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella

Iisalmen kaupungin henkilöstön koulutus

Sarkaimet I ja Sarkaimet II
kappalemerkit ja muut piilomerkit –työkalun symbolit (osin epäselvää mitä symbolit tarkoittavat) 

Asiakirjastandardi 2007
asiakirjastandardit 

Osoitetiedot ylätunnisteessa
perusteiden kertaus, ja rakenneosat asiakirjamalleissa
versioiden hallinta
asiakirjamallien automatisointi

kuvien tuominen tiedostoon (tässäkin hyppiminen yms. ongelmat)

Osoitetiedot alatunnisteessa
ylä- ja alatunnisteen muokkaus (mm. vaikutus sivun asetuksiin) 

(makrot ja työkalurivit)
kuvien tuominen tiedostoon (tässäkin hyppiminen yms. ongelmat)

Lomakkeet
ohjausobjektit, lomakekentät ja lomakkeiden suojaus
taulukot

Monisivuinen asiakirja

kuvat
tyylit
sisällysluettelo

Palstat

kuvat

palstat

Lomakkeet

Tee oheinen lomakesarja. Väri ja fontti maaliman (Wordin teeman) voit valita itse. Kaksi palstaisissa lomakkeissa on käytetty palstoitusta. Tässä on vain lomakkeiden ulkoasu. Käytä ja näytä taitosi, tämän lomakesarjan rakentamisella. Korjaa kaikki mallista löytämäsi kirjoitusvirheet.

1. Sivu on kansi

2. Sivulle ylätunniste, otsikko ja vähän tekstiä. Sivunumerointi alkaa tästä sivusta:

Tässä on kuvat lomakkeista. Sivujaon saat itse määrätä, sekä paperin suunnan.

Vihje: Vastaanottajatiedot ja "postimerkki", kirjoitettu tekstikehykseen, poistettu kehyksestä reunaviivat.

Vihje: Käytetty kahta palstaa, mutta voi sen ratkaista toisinkin

Vihje: Kehitystyökalu -valintanauhan  saat käyttöösi Wordin asetuksista. Tämä on toteutettu yksi palstaisena.

Vihje: Laita kaikkiin ohjausobjekteihin, että niitä ei voi poistaa.

Yhdistelmä ruudun tekstisisältö:
Puhelin keskustelu / Telephone conversation
Sopimuksen mukaan / As agreed
Tiedoksi / For you knowledge
Hyväksyttäväksi / For you approval
Toimenpiteitä varten / For you action
Kiitos lainasta / Thank you for borrowing
Pyydetään palauttamaa / Please return.

Vihje: Saatteen teksissä sallitaan rivitys

Vihje: allekirjoitus mahtuu yhdelle riville

Alla tämä lomake kokonaisuudessaan

Vihje: Ota taulukkon tarpeeksi sarkakkeita ja rivejä, yhdistele niitä sitten tarpeen mukaan. Muista tekstin asettelu soluihin. Lomakkeen tulee mahtua yhdelle pysty A4 sivulle.

Taulukot ja kuviot

Tee ohjeiden mukaan asiakirja, joka sisältää taulukoita ja kuvioita. Käytettävän teeman ja värit voit valita itse, kunhan dokumentti on värimaalimaltaan harmooninen. Tekstin asettelu, kuvioit ja taulukot on oltava mallin mukaiset.

1. Sivu Kirjoita teksti, taulukko ja alatunniste, jossa on nimesi, ryhmätunnuksesi, lähde ja sivunumero:

Käytä otsikossa tyyliä Otsikko 1 ja muotoile se seuraavasti:

Laita taulukolle otsikko:

2. Sivu: laita otsikko, teksti ja tee SmartArt, mallin mukaan:

Kuviolla ei ole omaa otsikko tyyliä joten sellainen luodaan. Luo SmartArt kuvalle otsikko, yläpuolelle: 

3. Sivu, kirjoita teksti, muotoile otsikko tyylilllä ja lisää SmartArt mallin mukaan. Keskiympyrä on tehty erikseen ja laitettu tekstin alle (Rivitä teksti...).

 4. Sivu, kirjoita teksti ja lisää SmartArt ja muotoile se mallin mukaiseksi

5. Sivu, kirjoita, muotoile otsikko ja lisää SmartArt. Muotoile se mallin mukaan.

6. Sivu, kirjoita sinnen oheisen mallin mukainen taulukko ja laita sille otsikko.

7. Sivu tee SmartArt mallin mukaan ja muotoile se. Kirjoita teksti ja sijoita ristiviite paikoilleen. Ohjeet myöhemmin.

Ristiviiteen etuna on se, että jos tekstiä muokkaa jälkikäteen ja kuvioiden numerointi muuttuu, niin viitteen numerokin (myös otsikkoteksti) päivittyy tekstissä automaatisesti. Ristiviiteen tekeminen:

 

8. Sivu, mallin mukaan:

Lisää mielesesi kansilehti ja laita siihen omat ja opiston tiedot:

Tee asiakirjan loppuun kuvio ja taulukkoluettelot sekä niille otsikot:

Lisää kakkos sivulle sisällysluettelo:

Tallenna pdf:si, vie google Driveen ja laita blogiisi ohjeiden avulla. Aloita kohdasta 6. ja siitä eteenpäin.